姜堰人力资源档案保管与档案整理规范

随着我国人力资源管理的不断发展和完善，人力资源档案在人力资源管理中的重要性日益凸显。姜堰区作为我国江苏省泰州市下辖的一个县级市，为了更好地规范人力资源档案的保管与整理工作，提高档案管理水平，特制定本规范。

一、档案保管

人力资源档案室应设置在安全、通风、防潮、防尘、防虫、防鼠、防光、防高温的专用场所。档案室面积应满足档案存放、查阅、办公等需求。

档案柜架应采用金属材质，表面光滑、无锈蚀，具有良好的防火、防盗、防潮性能。档案柜架应分为若干层，每层高度不宜超过1.5米，便于存放档案。

（1）档案存放应按档案类别、年代、保管期限等进行分类存放，确保档案的整齐、有序。

（2）档案存放时，应将档案放在档案柜架的指定位置，不得随意摆放。

（3）档案存放时应留出足够的空间，便于查阅和取放档案。

（1）档案室温度应控制在15℃-25℃之间，相对湿度应控制在40%-60%之间。

（2）档案室应配备空调、除湿机等设备，确保档案保管条件。

（3）档案室应定期进行消毒、除虫、防霉等工作，确保档案安全。

（1）档案出入库应办理相关手续，登记档案名称、数量、保管期限等信息。

（2）档案出入库时，应进行清点、核对，确保档案完整无缺。

（3）档案出入库应由专人负责，不得擅自将档案带出档案室。

二、档案整理

（1）按照档案的性质、内容、用途等进行分类，便于查阅和管理。

（2）档案分类应遵循统一、科学、合理的原则。

（1）档案编号应采用统一编号规则，便于查阅和管理。

（2）档案编号应包括档案类别、年度、顺序号等要素。

（1）档案目录应包括档案名称、编号、保管期限、存放位置等信息。

（2）档案目录应按档案分类编制，便于查阅。

（1）档案装订应采用牢固、耐用的装订材料，如：线装、胶装、塑料装等。

（2）档案装订应确保档案内容的完整性和可读性。

（1）对具有保存价值的档案进行数字化处理，提高档案利用率。

（2）数字化档案应按照国家标准进行存储、备份，确保档案安全。

三、档案利用

（1）档案查阅应办理相关手续，登记查阅人、查阅内容、查阅时间等信息。

（2）档案查阅应由专人负责，确保档案安全。

（3）档案查阅时应爱护档案，不得损坏、涂改、折叠等。

（1）档案复制应办理相关手续，登记复制人、复制内容、复制时间等信息。

（2）档案复制应由专人负责，确保档案安全。

（3）档案复制质量应符合国家标准。

四、档案销毁

通过以上规范，姜堰区人力资源档案保管与整理工作将得到有效提升，为人力资源管理工作提供有力保障。